Оценка и анализ потребностей в обучении: действительно ли обучение необходимо?

Каждый год большинство организаций выделяют средства на обучение - более 130 миллиардов долларов во всем мире. Объем денег и усилий говорит о том, что корпорации считают обучение важным. Что они знают об обучении, что оправдывает такие большие вложения?

Во-первых, обучение играет важную роль в развитии производительной рабочей силы и точной настройке процессов для увеличения прибыли. Обучение также помогает людям и организациям управлять изменениями. Поскольку в организациях постоянно меняются методы, цели, оборудование, люди и местоположения, всем сотрудникам требуется обучение для поддержки этих изменений.

Есть четыре важных аспекта скоординированного комплексного подхода к обучению. В наиболее эффективных организациях все четыре ориентируются на одни и те же корпоративные цели.

• Есть деловая потребность или требование. Это отправная точка. Эффективное обучение начинается с уточнения (или постановки) целей организации. Это позволяет обеспечивать стратегический подход к услугам, которые предлагаются организации. Примеры бизнес-потребностей включают повышение удовлетворенности клиентов, увеличение доли рынка и повышение качества.
• Необходимо улучшить или изменить производительность. Производительность обычно связана с конкретной работой и задачей или набором задач в рамках этой работы. Это то, что должен делать сотрудник для достижения цели организации. Например, если повышение качества является бизнес-целью, каждый сотрудник должен знать, какой процесс использовать, чтобы обеспечить предоставление качественного продукта или услуги.
• Есть потребность в получении знаний или в освоении новых навыков. Чтобы изменить производительность, сотрудникам, возможно, потребуется узнать что-то новое. Это обучение может принимать различные формы, такие как коучинг, обучение в классе, компьютерное обучение, обучение на рабочем месте или самообучение.
• Необходимо изменить окружающую среду. Иногда сотрудники могут обладать навыками и знаниями, необходимыми для изменения их работы, но некоторые аспекты среды либо мешают, либо отталкивают людей от внесения изменений. Например, если цель организации - повысить качество, мало что изменится, если система вознаграждения будет ориентирована на количество, а не на качество.

Вы будете создавать и проводить формальное и неформальное обучение, обучение под руководством инструктора и самостоятельное обучение, а также синхронное и асинхронное обучение. Вы будете делать это в классе, в Интернете и на работе.

Чего организации ожидают достичь, вкладывая средства в обучение? Они хотят изменения в работе сотрудников, чтобы:

• Снизить текучесть кадров
• Поддерживать текущих клиентов
• Создавать новых клиентов
• Повысьте удовлетворенность клиентов
• Уменьшить количество ошибок
• Снизить расходы
• Сэкономить время
• Добавьте доллары к чистой прибыли

Есть много причин, по которым людям требуется обучение на рабочем месте. Некоторые из этих причин:

• Ориентируйте новых сотрудников
• Обеспечить долгосрочное профессиональное развитие
• Обновите знания, необходимые для работы
• Познакомить опытных сотрудников с новыми навыками

Что такое анализ потребностей в обучении или оценка потребностей?

Оценка потребностей в обучении - это процесс, который организации используют для измерения требований к производительности, а также знаний, умений и навыков, необходимых сотрудникам для достижения этих требований.

Есть три ключевых области, которые считаются точными оценщиками этих потребностей:

• Знание: квалификация сотрудников
• Частота: частота использования сотрудниками этого навыка.
• Применимость: как уровень навыков сотрудников применяется и связан с производительностью труда 

Оценка потребностей в обучении призвана ответить на некоторые знакомые организационные вопросы.

• Зачем проводить обучение:  организации обычно проводят обучение, чтобы связать проблему производительности с рабочими потребностями и убедиться, что преимущества от проведения обучения перевешивают проблему. Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо провести два типа анализа: анализ осуществимости и анализ потребностей и желаний.
• Кто участвует в обучении:  хотя система приема на обучение, безусловно, может определять потребности в обучении одного сотрудника или небольшой группы, более широкая оценка уместна. Чтобы определить общее количество целевых участников тренинга, необходимо провести анализ целевой популяции. Этот тип анализа позволяет организациям узнать как можно больше о людях с дефицитом навыков или производительности и о том, как разработать программу обучения для их вовлечения.
• Как решить проблему с производительностью:  хотя обучение может помочь решить отдельную проблему с производительностью, руководителям обучения необходимо провести анализ производительности, чтобы точно определить, какой недостаток навыков следует устранить. Этот тип анализа может также исследовать, как работает отдел, подразделение или вся компания в целом.
• Как лучше всего выполнить:  С другой стороны, следует провести анализ задачи, чтобы понять, какой или лучший способ выполнить задачу, чтобы получить наилучшие результаты. Этот тип анализа охватывает более тонкие моменты того, что именно сотрудники и менеджеры делают в своих индивидуальных ролях.
• Когда проводить обучение:  время - это все, и, помимо обучения соблюдению требований в чрезвычайных ситуациях, командам  необходимо определить наилучшее время для развертывания обучения. Он может быть непрерывным или «в процессе работы», или, возможно, он может ждать несколько кварталов.

Три уровня оценки потребностей в обучении

Оценка потребностей не просто включает в себя компетенции отдельного сотрудника. Тщательная оценка потребностей в обучении может быть проведена на трех уровнях.

Организационный уровень

Оценка потребностей в обучении на уровне организации - это оценка на макроуровне, которая помогает выявить области, в которых у сотрудников отсутствуют необходимые навыки или знания, и обеспечить обучение на основе потребностей. 

Операционный уровень

На операционном уровне, также известном как уровень задачи, профессии или должности, анализ потребностей определяет, какое обучение необходимо сотрудникам для достижения определенного уровня квалификации в своей работе.

Это наиболее тесно связано с анализом пробелов в навыках, определением знаний и навыков, необходимых для конкретных задач, и сопоставлением этих требований с фактическими знаниями и навыками ваших сотрудников. Пробелы или проблемы, выявленные в ходе этого анализа, можно использовать для определения типов обучения, в которых сотрудники действительно нуждаются.

Индивидуальный уровень

На индивидуальном или личном уровне оценка потребностей определяет уровень, на котором каждый сотрудник выполняет свою роль. Разница между фактической производительностью и ожидаемой производительностью помогает определить, нужна ли вообще оценка потребностей на этом уровне.

Часто данные о производительности вмешиваются в этот момент, чтобы сделать тяжелую работу.

Оценка потребностей на индивидуальном уровне дает полное представление об эффективности сотрудников и о том, соответствует ли их работа ожидаемым стандартам. 

Оцените варианты обучения

После того, как оценка потребностей будет завершена, обучающимся руководителям необходимо определить следующие шаги. Будет ли обучение удовлетворять эти потребности? Если да, то какой тип обучения?

Хотя ответы на такие вопросы могут появиться при выполнении анализа, ниже приведены некоторые факторы, которые следует учитывать при определении того, является ли обучение жизнеспособным или даже актуальным вариантом.

Представление

Если у сотрудника есть проблема с производительностью, которая была четко определена как проблема обучения, этот сотрудник, когда ему будет предоставлено дополнительное обучение на рабочем месте, успешно приобретет, необходимые навыки и будет соответствовать требуемым стандартам эффективности организации.

Однако менеджер может решить, что никакое обучение не поможет решить конкретную проблему производительности. У сотрудника могут быть личные или другие внешние проблемы, которые обучение не сможет преодолеть. Это необходимо определить до того, как опыт обучения будет разработан и доставлен сотруднику.

Прибыль на инвестиции

Лидеры обучения должны рассчитать стоимость затрат, связанных с развитием обучения, и сколько времени потребуется, чтобы эти мероприятия окупились и обеспечили положительную рентабельность инвестиций в организацию.  

Ясно, что обучение, которое будет проводиться большим количеством сотрудников, дающее высокие результаты, будет иметь приоритет над обучением, необходимым лишь небольшой группе сотрудников, и это окажет неопределенное влияние на чистую прибыль.

Ресурсы

Следует учитывать не только стоимость, но и количество времени, которое потребуется для разработки обучения, и время, необходимое сотрудникам для прохождения и применения этого обучения в своих повседневных ролях.

Конечно, возможность просто купить внешнее готовое обучение может помочь и может стать секретным оружием для обеспечения столь необходимого обучения, в крайнем случае.

Корпоративная стратегия

Возможно, обучение на самом деле вообще не нужно. Организация может полагать, что обучение сотрудников новому продукту, услуге, технологии, навыкам или процессу приведет к увеличению доходов. Однако стоимость обучения и риск неудачи для организации могут быть слишком высокими.

Вместо этого организация может отказаться от нового начинания или просто внести незначительные изменения в существующие продукты и услуги, которые потребуют значительно меньшего обучения сотрудников. Таким образом, организация сталкивается с меньшим риском, сотрудники могут найти большую безопасность в своих ролях, а доходы и прибыль сохранятся.